Selasa, 06 November 2012

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI


Sistem kartu kendali disebut juga dengan sstem pola baru. Dimana system ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang memeliki volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Sedangkan kartu kendali sendiri merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampain, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sfungsi kartu kendali, sebagai berikut :
Ø  Sebagai alat pengendali  surat masuk atau surat keluar
Ø  Sebagai pelacak surat
Ø  Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Ø  Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :
Lebih efesien dapat membedakan sifat surat (peting, biasa dan rahasia ) karena lembarannya berbeda
Ø  Menghilangkan pencatatan yang berulang
Ø  Mudah melacak lokasi surat yang sedang dip roses
Ø  Memudahkan penyusunan arsip
Ø  Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Format kartu kendali dan cara pengisiannya

Kartu  kendali berukuran 10 cm x 15 cm dimana terdiri dari 3 lembar dan biasannya dicetak menggunakan carbon copy.

Indeks         : Sejahtera, PT
Tgl                      :  05 November 2012
No. Urut             :  1             M/K : M

Kode  : Se

Isi Ringkas :  Pesanan barang
                       10 Unit Komputer Merek Toshiba
                       10 Unit Laptop Merek Toshiba


Lampiran   : 1 Lembar

Tgl. Surat        :  03 November 2012
No. Surat : 13/A/XI/12

Dari            :  PT Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat


Kepada      :  PT Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan


Pengolah    :  Bagian Keuangan


Paraf   :

Catatan      :  -


Kolom Indeks                        :    diisi dengan masala surat, sesuai dengan system penyimpanan.
Kolom Tgl, No Urut, M/K     :    diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat, sedangkan nomor urut diisi dengan nomor urut pada saat hari itu, kemudian ika M dilingkari dimaksudkan bahwasannya surat tersebut terasuk surat masuk.
Kolom Kode                          :    Diisi berdasarkan sesuai kode indeks yang digunakan
Kolom Isi Ringkas                 :    Diisi uraian ringkas tentang isi surat
Kolom Lampiran                    :    Diisi jumlah lampiran yang terdapat pada surat
Kolom Dari                            :    Diisi instansi mana surat itu berasal
Kolom Kepada                       :    Diisi kepada siapa surat itu ditunjukan
Kolom Tanggal Surat             :    Diisi tanggal surat masuk / keluar
Kolom Nomor Surat               :    Diisi nomor surat masuk / keluar
Kolom Pengolah                     :    Diisi dengan unit kerja instansi yang bersangkutan yang akan menangin surat tersebut
Kolom Paraf                           :    Proses ini dilakukan setelah surat tersebut disampaikan pada unit kera, maka penerimanya harus memberikan parafnya sebagai tanda surat telah diterima. Atau bias dikatakan bahwasannya penggunaan kartu kendali memiliki fungsi juga sebagai buku ekspedisi
Kolom Catatan                       :    Diisi bila adanya suatu penjelasan terhadap surat tersebu, seperti lampiran tidak ada dan disurat di katakana ada atau tidak lengkapnya surat.

Urutan pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali, sebagai berikut :
1.  Surat penting diserahkan kepada suatu kerja pengarah untuk diprses lebih lanjut
2.  Oleh satuan kerja pengarah, surat ini dilampirkan tiga lembar kartu kendali atau sehelai lembar disposisi
3.  Apabila lembar I, II, III telah diisi, maka lembar I (warna Putih) ditinggal pada pengarah
4.  Lembar II ( warna Kuning) dan III (warna merah) disampaikan pada unit pengolah untuk disampaikan.
5.  Kartu kendali lembar III ( warna merah) disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah,  dan lembar II ( warna Kuning) kembali pada pengarah untuk disimpan di bagian kerasipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah
6.  Untuk surat pribadi bersifat dinas, harus di kembaliakn kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. Apabila termasuk surat penting, pemrosesnya hendaknya menggunakan kartu kendali.



PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

Surat Masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sisten pengurusan surat masuk dan keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan dilingkunag TNI.

1.  Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a.  Penerimaan surat
b.  Penyortiran surat
c.  Pencatatan surat
    Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda berpasangan.
   Buku agenda surat masuk,  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima
    
No.
Tanggal
Terima
Terima Dari
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Lampiran
Diteruskan
Kepada
Ket.
1.
5 Januari
 2012
PT. Sejahtera
Jl. Raya Bogor,
KM. 29 Jakarta
2 Januari 2012
002/A/1/12
Pesanan
1 Lembar
Direktur
Pmasaran
-
2.
10 Januari
2012
Bank BCA
Jl. Margonda
Raya, Depok
9 Januari 2012
12/U/I/12
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
-

     Buku agenda Verbal (surat Keluar),  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.
 No.
Nomor
Surat
Tanggal
Surat
Dikirimkan kepada
Perihal
Lampiran
Ket.
1.
001/B/1/12
6 Januari
 2012
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
NPWP
-
-
2.
002/A/1/12
6 Januari
 2012
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan
dengan surat
 masuk
No.02/A/1/12

     Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No.
Tangagal
Terima/Kirim
Tanggal dan
No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Ket
1.
5 Januari 2012
2 Januari 2012
002/A/1/12
M
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
Pesanan
1 Lemabar
-
2.
6 Januari 2012
6 Januari 2012
001/B/I/12
K
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
NPWP
-
-

d.  Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi.
     Contoh Lembar Disposisi


Rahasia                                       Penting                                               Rutin  
No. Agenda : ….………….      Tanggal Penyerahan
Tanggal        : ……………..      …………………...
Perihal         : .……………
Tanggal       : …………….
Asal            : ……………..
Instansi/Informasi                                            Diteruskan :
1.      …………………………..
2.      …………………………..
3.      …………………………..

Catatan : …………………………………………………………………………………
    
Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)

ROUTING SLIP

Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar
ini:
Surat Nomor        :   152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian          :   Personalia
Dikirim Kepada
Hal Tindakan
Tgl.
Terima
Tgl. Selesai
diteruskan
Paraf
Nama
Bagian
Mengetahui
Jawaban/
Laporan
Usulan/
saran
Diana
Anung
Kuangan
Logistic



6-01-12
9-01-12
09-01-12
11-01-12


Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta, 11 Janauri 2012
Kepala

…………………….

 e.  Penyampain surat, di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.
      Format buku ekspeisi
    
No
Tanggal Terima
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Ditunjukan
Kepada
Nama
Penerima
Tanda
Tangan
1
6 Januari 2012
2 Januari 2012
002/B/I/2012
Pesanan
Ardien, SE
Mety


f.  Penyimpanan surat