Selasa, 06 November 2012

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM BUKU AGENDA


Surat Masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sisten pengurusan surat masuk dan keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan dilingkunag TNI.

1.  Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a.  Penerimaan surat
b.  Penyortiran surat
c.  Pencatatan surat
     Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda berpasangan.
     Buku agenda surat masuk,  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima
    
No.
Tanggal
Terima
Terima Dari
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Lampiran
Diteruskan
Kepada
Ket.
1.
5 Januari 2012
PT. Sejahtera
Jl. Raya Bogor,
KM. 29 Jakarta
2 Januari 2012
002/A/1/12
Pesanan
1 Lembar
Direktur
Pmasaran
-
2.
10 Januari 2012
Bank BCA
Jl. Margonda
Raya, Depok
9 Januari 2012
12/U/I/12
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
-

     Buku agenda Verbal (surat Keluar),  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No.
Nomor Surat
Tanggal Surat
Dikirimkan kepada
Perihal
Lampiran
Ket.
1.
001/B/1/12
6 Januari 2012
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
NPWP
-
-
2.
002/A/1/12
6 Januari 2012
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
Pengiriman Barang
1 Berkas
Berhubungan  dengan surat masuk
No.02/A/1/12

     Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No.
Tangagal
Terima/Kirim
Tanggal dan
No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Ket
1.
5 Januari 2012
2 Januari 2012
002/A/1/12
M
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
Pesanan
1 Lemabar
-
2.
6 Januari 2012
6 Januari 2012
001/B/I/12
K
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
NPWP
-
-

d.  Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi.
     Contoh Lembar Disposisi


Rahasia                                       Penting                                               Rutin  
No. Agenda : ….………….      Tanggal Penyerahan
Tanggal        : ……………..      …………………...
Perihal         : .……………
Tanggal       : …………….
Asal            : ……………..
Instansi/Informasi                                            Diteruskan :
1.      …………………………..
2.      …………………………..
3.      …………………………..

Catatan : …………………………………………………………………………………
    
Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)

ROUTING SLIP

Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini:
Surat Nomor        :   152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian          :   Personalia
Dikirim Kepada
Hal Tindakan
Tgl.
Terima
Tgl. Selesai
diteruskan
Paraf
Nama
Bagian
Mengetahui
Jawaban/
Laporan
Usulan/
saran
Diana
Anung
Kuangan
Logistic



6-01-12
9-01-12
09-01-12
11-01-12


Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta, 11 Janauri 2012
Kepala

…………………….

e.  Penyampain surat, di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.

     Format buku ekspeisi
    
No
Tanggal Terima
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Ditunjukan
Kepada
Nama
Penerima
Tanda
Tangan
1
6 Januari 2012
2 Januari 2012
002/B/I/2012
Pesanan
Ardien, SE
Mety


f.  Penyimpanan surat
Diposkan oleh 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar