Surat Masuk adalah
surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi. Surat
keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sisten pengurusan surat masuk dan
keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu
kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan
dilingkunag TNI.
1. Pengurusan
Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan surat
b. Penyortiran surat
c. Pencatatan surat
Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai
berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda
berpasangan.
Buku
agenda surat masuk, buku agenda ini
dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima
No.
|
Tanggal
Terima
|
Terima
Dari
|
Tanggal
dan
No.
Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Diteruskan
Kepada
|
Ket.
|
1.
|
5 Januari 2012
|
PT. Sejahtera
Jl. Raya Bogor,
KM. 29 Jakarta
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
Pesanan
|
1 Lembar
|
Direktur
Pmasaran
|
-
|
2.
|
10 Januari 2012
|
Bank BCA
Jl. Margonda
Raya, Depok
|
9 Januari 2012
12/U/I/12
|
Penawaran
Layanan
|
1 Berkas
|
Kepala
Bagian
Keuangan
|
-
|
Buku
agenda Verbal (surat Keluar), buku
agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan
kepada pihak lain.
No.
|
Nomor
Surat
|
Tanggal
Surat
|
Dikirimkan
kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket.
|
1.
|
001/B/1/12
|
6 Januari 2012
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
2.
|
002/A/1/12
|
6 Januari 2012
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pengiriman Barang
|
1 Berkas
|
Berhubungan dengan surat masuk
No.02/A/1/12
|
Buku
agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk
mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.
No.
|
Tangagal
Terima/Kirim
|
Tanggal
dan
No.
Surat
|
M/K
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket
|
1.
|
5 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
M
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pesanan
|
1
Lemabar
|
-
|
2.
|
6 Januari 2012
|
6 Januari 2012
001/B/I/12
|
K
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
d. Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang
selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat.
Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi.
Contoh
Lembar Disposisi
Rahasia
Penting
Rutin
|
No.
Agenda : ….…………. Tanggal
Penyerahan
Tanggal : …………….. …………………...
|
Perihal : .……………
Tanggal : …………….
Asal : ……………..
|
Instansi/Informasi
Diteruskan :
1. …………………………..
2. …………………………..
3. …………………………..
|
Catatan :
…………………………………………………………………………………
|
Jika pimpinan menganggap perlu agar
sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat
meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)
ROUTING SLIP
Harap
dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat
tersebut dalam daftar ini:
Surat
Nomor : 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian :
Personalia
|
|||||||
Dikirim
Kepada
|
Hal
Tindakan
|
Tgl.
Terima
|
Tgl. Selesai
diteruskan
|
Paraf
|
|||
Nama
|
Bagian
|
Mengetahui
|
Jawaban/
Laporan
|
Usulan/
saran
|
|||
Diana
Anung
|
Kuangan
Logistic
|
6-01-12
9-01-12
|
09-01-12
11-01-12
|
||||
Dikembalikan
lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta,
11 Janauri 2012
Kepala
…………………….
|
e. Penyampain surat, di lakukan dengan
menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.
Format
buku ekspeisi
No
|
Tanggal Terima
|
Tanggal dan
No. Surat
|
Perihal
|
Ditunjukan
Kepada
|
Nama
Penerima
|
Tanda
Tangan
|
1
|
6 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/B/I/2012
|
Pesanan
|
Ardien, SE
|
Mety
|
f. Penyimpanan surat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar