Surat Masuk adalah
surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi. Surat
keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sisten pengurusan surat masuk dan
keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu
kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan
dilingkunag TNI.
1. Pengurusan Surat
Masuk Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan
surat
b. Penyortiran
surat
c. Pencatatan
surat
Pencatatan
surat terdapat tiga cara sebagai berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda
verbal (surat Keluar), buku agenda berpasangan.
Buku agenda surat masuk, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat
semua surat masuk yang diterima
No.
|
Tanggal
Terima
|
Terima
Dari
|
Tanggal
dan
No.
Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Diteruskan
Kepada
|
Ket.
|
1.
|
5 Januari
2012
|
PT. Sejahtera
Jl. Raya Bogor,
KM. 29 Jakarta
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
Pesanan
|
1 Lembar
|
Direktur
Pmasaran
|
-
|
2.
|
10 Januari
2012
|
Bank BCA
Jl. Margonda
Raya, Depok
|
9 Januari 2012
12/U/I/12
|
Penawaran
Layanan
|
1 Berkas
|
Kepala
Bagian
Keuangan
|
-
|
Buku agenda Verbal (surat Keluar), buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat
semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.
No.
Nomor
Surat
|
Tanggal
Surat
|
Dikirimkan
kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket.
|
|
1.
|
001/B/1/12
|
6 Januari
2012
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
2.
|
002/A/1/12
|
6 Januari
2012
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pengiriman
Barang
|
1 Berkas
|
Berhubungan
dengan surat
masuk
No.02/A/1/12
|
Buku agenda
berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk
mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.
No.
|
Tangagal
Terima/Kirim
|
Tanggal
dan
No.
Surat
|
M/K
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket
|
1.
|
5 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
M
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pesanan
|
1
Lemabar
|
-
|
2.
|
6 Januari 2012
|
6 Januari 2012
001/B/I/12
|
K
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
d. Pengarahan
surat, proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan
dengan prmasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar
disposisi.
Contoh Lembar Disposisi
Rahasia
Penting
Rutin
|
No.
Agenda : ….…………. Tanggal
Penyerahan
Tanggal : …………….. …………………...
|
Perihal : .……………
Tanggal : …………….
Asal : ……………..
|
Instansi/Informasi
Diteruskan :
1.
…………………………..
2.
…………………………..
3.
…………………………..
|
Catatan :
…………………………………………………………………………………
|
Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses
melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu
lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)
ROUTING SLIP
Harap
dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat
tersebut dalam daftar
ini:
Surat
Nomor : 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian :
Personalia
|
|||||||
Dikirim
Kepada
|
Hal
Tindakan
|
Tgl.
Terima
|
Tgl. Selesai
diteruskan
|
Paraf
|
|||
Nama
|
Bagian
|
Mengetahui
|
Jawaban/
Laporan
|
Usulan/
saran
|
|||
Diana
Anung
|
Kuangan
Logistic
|
6-01-12
9-01-12
|
09-01-12
11-01-12
|
||||
Dikembalikan
lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta,
11 Janauri 2012
Kepala
…………………….
|
e. Penyampain
surat, di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi
ekstern.
Format buku ekspeisi
No
|
Tanggal Terima
|
Tanggal dan
No. Surat
|
Perihal
|
Ditunjukan
Kepada
|
Nama
Penerima
|
Tanda
Tangan
|
1
|
6 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/B/I/2012
|
Pesanan
|
Ardien, SE
|
Mety
|
f. Penyimpanan
surat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar