Selasa, 06 November 2012

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI


Sistem kartu kendali disebut juga dengan sstem pola baru. Dimana system ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang memeliki volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Sedangkan kartu kendali sendiri merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampain, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sfungsi kartu kendali, sebagai berikut :
Ø  Sebagai alat pengendali  surat masuk atau surat keluar
Ø  Sebagai pelacak surat
Ø  Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Ø  Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :
Lebih efesien dapat membedakan sifat surat (peting, biasa dan rahasia ) karena lembarannya berbeda
Ø  Menghilangkan pencatatan yang berulang
Ø  Mudah melacak lokasi surat yang sedang dip roses
Ø  Memudahkan penyusunan arsip
Ø  Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Format kartu kendali dan cara pengisiannya

Kartu  kendali berukuran 10 cm x 15 cm dimana terdiri dari 3 lembar dan biasannya dicetak menggunakan carbon copy.

Indeks         : Sejahtera, PT
Tgl                      :  05 November 2012
No. Urut             :  1             M/K : M

Kode  : Se

Isi Ringkas :  Pesanan barang
                       10 Unit Komputer Merek Toshiba
                       10 Unit Laptop Merek Toshiba


Lampiran   : 1 Lembar

Tgl. Surat        :  03 November 2012
No. Surat : 13/A/XI/12

Dari            :  PT Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat


Kepada      :  PT Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan


Pengolah    :  Bagian Keuangan


Paraf   :

Catatan      :  -


Kolom Indeks                        :    diisi dengan masala surat, sesuai dengan system penyimpanan.
Kolom Tgl, No Urut, M/K     :    diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat, sedangkan nomor urut diisi dengan nomor urut pada saat hari itu, kemudian ika M dilingkari dimaksudkan bahwasannya surat tersebut terasuk surat masuk.
Kolom Kode                          :    Diisi berdasarkan sesuai kode indeks yang digunakan
Kolom Isi Ringkas                 :    Diisi uraian ringkas tentang isi surat
Kolom Lampiran                    :    Diisi jumlah lampiran yang terdapat pada surat
Kolom Dari                            :    Diisi instansi mana surat itu berasal
Kolom Kepada                       :    Diisi kepada siapa surat itu ditunjukan
Kolom Tanggal Surat             :    Diisi tanggal surat masuk / keluar
Kolom Nomor Surat               :    Diisi nomor surat masuk / keluar
Kolom Pengolah                     :    Diisi dengan unit kerja instansi yang bersangkutan yang akan menangin surat tersebut
Kolom Paraf                           :    Proses ini dilakukan setelah surat tersebut disampaikan pada unit kera, maka penerimanya harus memberikan parafnya sebagai tanda surat telah diterima. Atau bias dikatakan bahwasannya penggunaan kartu kendali memiliki fungsi juga sebagai buku ekspedisi
Kolom Catatan                       :    Diisi bila adanya suatu penjelasan terhadap surat tersebu, seperti lampiran tidak ada dan disurat di katakana ada atau tidak lengkapnya surat.

Urutan pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali, sebagai berikut :
1.  Surat penting diserahkan kepada suatu kerja pengarah untuk diprses lebih lanjut
2.  Oleh satuan kerja pengarah, surat ini dilampirkan tiga lembar kartu kendali atau sehelai lembar disposisi
3.  Apabila lembar I, II, III telah diisi, maka lembar I (warna Putih) ditinggal pada pengarah
4.  Lembar II ( warna Kuning) dan III (warna merah) disampaikan pada unit pengolah untuk disampaikan.
5.  Kartu kendali lembar III ( warna merah) disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah,  dan lembar II ( warna Kuning) kembali pada pengarah untuk disimpan di bagian kerasipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah
6.  Untuk surat pribadi bersifat dinas, harus di kembaliakn kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. Apabila termasuk surat penting, pemrosesnya hendaknya menggunakan kartu kendali.



5 komentar: