Sistem kartu kendali disebut juga dengan
sstem pola baru. Dimana system ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil
penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama
dengan lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di
instansi pemerintah yang memeliki volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
Sedangkan kartu kendali sendiri
merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampain, dan penyimpanan surat
sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sfungsi kartu
kendali, sebagai berikut :
Ø
Sebagai
alat pengendali surat masuk atau surat
keluar
Ø
Sebagai
pelacak surat
Ø
Sebagai
arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Ø
Sebagai
pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungan menggunakan kartu
kendali adalah sebagai berikut :
Lebih efesien dapat membedakan sifat
surat (peting, biasa dan rahasia ) karena lembarannya berbeda
Ø
Menghilangkan
pencatatan yang berulang
Ø
Mudah
melacak lokasi surat yang sedang dip roses
Ø
Memudahkan
penyusunan arsip
Ø
Memudahkan
inventarisasi dan penilaian arsip
Format kartu kendali dan cara
pengisiannya
Kartu
kendali berukuran 10 cm x 15 cm dimana terdiri dari 3 lembar dan
biasannya dicetak menggunakan carbon
copy.
Indeks : Sejahtera, PT
|
Tgl
: 05 November 2012
No.
Urut : 1 M/K : M
|
Kode : Se
|
Isi
Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek
Toshiba
10 Unit Laptop Merek
Toshiba
|
||
Lampiran : 1 Lembar
|
Tgl.
Surat : 03 November 2012
|
No.
Surat : 13/A/XI/12
|
Dari :
PT
Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat
|
||
Kepada :
PT
Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan
|
||
Pengolah : Bagian Keuangan
|
Paraf :
|
|
Catatan :
-
|
Kolom Indeks : diisi
dengan masala surat, sesuai dengan system penyimpanan.
Kolom Tgl, No Urut, M/K : diisi
dengan tanggal masuk atau keluarnya surat, sedangkan nomor urut diisi dengan
nomor urut pada saat hari itu, kemudian ika M dilingkari dimaksudkan
bahwasannya surat tersebut terasuk surat masuk.
Kolom Kode : Diisi
berdasarkan sesuai kode indeks yang digunakan
Kolom Isi Ringkas : Diisi
uraian ringkas tentang isi surat
Kolom Lampiran : Diisi
jumlah lampiran yang terdapat pada surat
Kolom Dari : Diisi
instansi mana surat itu berasal
Kolom Kepada : Diisi
kepada siapa surat itu ditunjukan
Kolom Tanggal Surat : Diisi
tanggal surat masuk / keluar
Kolom Nomor Surat : Diisi nomor
surat masuk / keluar
Kolom Pengolah : Diisi
dengan unit kerja instansi yang bersangkutan yang akan menangin surat tersebut
Kolom Paraf : Proses
ini dilakukan setelah surat tersebut disampaikan pada unit kera, maka
penerimanya harus memberikan parafnya sebagai tanda surat telah diterima. Atau bias
dikatakan bahwasannya penggunaan kartu kendali memiliki fungsi juga sebagai
buku ekspedisi
Kolom Catatan : Diisi
bila adanya suatu penjelasan terhadap surat tersebu, seperti lampiran tidak ada
dan disurat di katakana ada atau tidak lengkapnya surat.
Urutan pengurusan surat masuk dengan
system kartu kendali, sebagai berikut :
1. Surat penting diserahkan kepada suatu kerja
pengarah untuk diprses lebih lanjut
2. Oleh satuan kerja pengarah, surat ini
dilampirkan tiga lembar kartu kendali atau sehelai lembar disposisi
3. Apabila lembar I, II, III telah diisi, maka
lembar I (warna Putih) ditinggal pada pengarah
4. Lembar II ( warna Kuning) dan III (warna
merah) disampaikan pada unit pengolah untuk disampaikan.
5. Kartu kendali lembar III ( warna merah) disatukan
dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah, dan lembar II ( warna Kuning) kembali pada
pengarah untuk disimpan di bagian kerasipan sebagai pengganti surat asli yang
sedang diproses oleh satuan kerja pengolah
6. Untuk surat pribadi bersifat dinas, harus di
kembaliakn kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. Apabila
termasuk surat penting, pemrosesnya hendaknya menggunakan kartu kendali.
keren..
BalasHapusTerima kasih ilmunya. Semoga ikhlas :)
BalasHapusgood job...keterangan cukup memadai..
BalasHapusKomentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusBagus.... sangat bermanfaat bagi kami
BalasHapussangat bermanfaat dan terjamin
BalasHapus